Até agora, muitas empresas conseguiam emitir documentos fiscais mesmo com dados incompletos ou sem a validação necessária. Porém, essa fase de adaptação está chegando ao fim. A partir de agora, erros de classificação, campos ausentes ou configurações incompatíveis podem resultar na rejeição da nota fiscal. Isso significa que, apesar de uma venda estar finalizada, a Secretaria da Fazenda pode não autorizar a emissão do documento fiscal. Sem a nota, a mercadoria pode ficar retida, o faturamento pode ser interrompido e a empresa ainda terá que descobrir o que deu errado antes de tentar emitir novamente.
É importante lembrar que essa mudança não é apenas uma tarefa do contador. Ela impacta todo o processo, desde o cadastro de produtos até o sistema de gestão, passando pela equipe de faturamento e as empresas de software que cuidam da configuração tributária. Vamos explicar o que muda a partir de agosto, quais empresas devem ficar atentas e como evitar as rejeições relacionadas ao IBS e à CBS.
### O que muda em agosto?
A partir de 3 de agosto de 2026, os documentos fiscais eletrônicos das empresas que estão no regime regular precisarão ter os campos relativos ao IBS e à CBS preenchidos corretamente. Essa informação é essencial, pois, durante essa fase de transição da Reforma Tributária, as alíquotas de teste são de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, totalizando 1%. O objetivo não é eliminar todos os impostos antigos de uma vez, mas sim testar a nova estrutura do sistema tributário, os documentos e a transmissão de informações.
A Receita Federal já está orientando os contribuintes a emitirem documentos eletrônicos destacando o IBS e a CBS, de acordo com as notas técnicas de cada modelo fiscal. Isso inclui NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e, entre outros. Com essa nova fase, o sistema deixará de aceitar certos erros que antes não impediam a autorização da nota.
### O que significa uma nota fiscal rejeitada?
Quando um documento é rejeitado, isso indica que ele não atende a alguma regra técnica ou tributária do sistema autorizador. É diferente do cancelamento, porque a nota rejeitada nunca chega a ser autorizada. O sistema devolve a nota com um código e uma descrição do problema. É como tentar enviar um formulário online sem preencher todos os campos obrigatórios; o sistema pede correções antes de aceitar.
As causas mais comuns de rejeição incluem a falta de campos obrigatórios, código tributário incompatível, alíquota errada, classificação fiscal inadequada, entre outros. A empresa precisa corrigir o problema e retransmitir a nota.
### Por que essa mudança pode afetar o faturamento?
A nota fiscal eletrônica é essencial para qualquer operação comercial. Se uma empresa não conseguir emitir a nota, pode enfrentar sérios problemas, como mercadorias retidas e atrasos nas entregas. Imagina uma distribuidora que usou a mesma classificação tributária para todos os produtos. Se a configuração estiver errada, todas as notas podem ser rejeitadas, e isso pode paralisar a operação até que o problema seja resolvido.
### Quais empresas precisam se adaptar?
O Comitê Gestor do IBS destaca que as empresas no regime regular de tributação, como as do Lucro Real e Lucro Presumido, precisam ter atenção redobrada. Mas nem as empresas do Simples Nacional devem ficar de fora. Elas também precisam estar preparadas, pois fazem parte de cadeias comerciais e precisam garantir que seus sistemas estejam prontos para as mudanças.
É recomendável que cada empresa verifique com seu contador quais documentos fiscais emite e como o sistema tratará o IBS e a CBS.
### O que são IBS e CBS?
IBS e CBS formam o IVA dual brasileiro, que é um imposto sobre o valor agregado. Cada um tem características específicas: a CBS é uma contribuição federal e o IBS é um imposto que será administrado conjuntamente por estados e municípios. Essa nova estrutura foi criada para substituir gradualmente os impostos atuais sobre o consumo.
### A empresa terá que pagar IBS e CBS em 2026?
Em 2026, a expectativa é que esse ano seja um período de testes. A Receita Federal informou que os contribuintes que emitirem corretamente os documentos fiscais e cumprirem suas obrigações estarão dispensados do pagamento do IBS e da CBS. Isso não significa que os campos possam ser ignorados; é essencial que as informações sejam preenchidas corretamente para que o sistema funcione.
### Quais documentos fiscais serão afetados?
Diversos documentos eletrônicos precisarão incorporar os campos de IBS e CBS, como NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e e outros. Cada um deles possui suas próprias regras e requisitos, então é fundamental estar por dentro das especificidades de cada um.
### Atenção ao cadastro de produtos
O cadastro de produtos é a base para o cálculo dos tributos. Quando uma mercadoria é registrada, informações como descrição, unidade de medida, NCM e tratamento tributário precisam ser precisas. Um erro na NCM, por exemplo, pode resultar em uma tributação inadequada. Descrições genéricas ou códigos duplicados também podem complicar a situação e levar a erros na hora da emissão da nota.
### Como evitar rejeições?
A prevenção é o melhor caminho. Primeiro, verifique se o sistema de emissão de notas está atualizado. Pergunte ao fornecedor se a versão utilizada já suporta as novas regras. Faça testes antes que as novas exigências entrem em vigor, para garantir que tudo esteja funcionando bem.
Revise o cadastro fiscal, priorizando itens com maior volume de vendas e produtos que já apresentaram problemas no passado. Não esqueça de conferir os cadastros de clientes e fornecedores, pois informações erradas também podem causar rejeições.
### O que fazer se a nota for rejeitada?
Se a nota for rejeitada, o primeiro passo é entender o motivo da rejeição. A mensagem devolvida pelo sistema geralmente traz um código e uma descrição do erro. A empresa precisa identificar se o erro está no item, no destinatário ou no total da nota, fazer as correções necessárias e retransmitir o documento.
### Conclusão
Preparar-se para essas mudanças é essencial para evitar problemas futuros. Atualizar sistemas, revisar cadastros e treinar a equipe são passos importantes para garantir que tudo flua sem interrupções. A reforma tributária está chegando e é melhor estar pronto!
